Gelukkig kunnen bestaande mailboxen via IMAP worden gemigreerd naar Microsoft 365. Daar zit alleen een belangrijke beperking aan: IMAP migreert e-mail, geen agenda's en contacten. Microsoft bevestigt dat een IMAP-migratie alleen items uit de inbox en andere e-mailmappen migreert, en geen contacten, agenda-items of taken.
Bij ICT Makers pakken we zo'n migratie daarom gecontroleerd aan.
Wat kunnen we van MijnDomein naar Microsoft 365 migreren?
Via een IMAP-migratie kunnen we onder andere je bestaande:
- e-mails
- verzonden e-mails
- e-mailmappen
- overige mail die via IMAP beschikbaar is
overzetten naar de nieuwe Microsoft 365-mailbox. Microsoft gebruikt hiervoor de IMAP-functionaliteit van Exchange Online.
Wat gaat niet automatisch mee?
Een belangrijk aandachtspunt bij een MijnDomein-migratie is dat IMAP uitsluitend bedoeld is voor e-mail. Daarom verhuizen via deze methode niet automatisch mee:
- agenda-afspraken
- contactpersonen
- taken
- gegevens die alleen lokaal in Outlook aanwezig zijn
Microsoft geeft expliciet aan dat een standaard IMAP-migratie geen contacten, agenda-items of taken migreert.
Waarom kunnen agenda en contacten niet mee?
Dat heeft niet zozeer met MijnDomein te maken, maar met het IMAP-protocol zelf.
IMAP is bedoeld voor het synchroniseren van e-mail en e-mailmappen. Agenda's, contactpersonen en taken maken geen onderdeel uit van de gegevens die Microsoft via een IMAP-migratie kan overzetten.
Belangrijke afspraken of contacten?
Heb je belangrijke afspraken of contacten in webmail of Outlook staan? Dan moeten we vóór de migratie beoordelen hoe die gegevens zijn opgeslagen en of ze op een andere manier kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd.
Zo pakken wij een MijnDomein naar Microsoft 365 migratie aan
Stap 1. We brengen de huidige omgeving in kaart
Voordat we iets aanpassen, inventariseren we de huidige e-mailomgeving. We kijken bijvoorbeeld naar:
- bestaande e-mailadressen
- mailboxen die moeten worden verhuisd
- aliassen
- huidige domeininstellingen
- omvang van de mailboxen
- toegang tot de bestaande mailboxen
- belangrijke agenda's en contacten
Dat laatste is belangrijk omdat we vooraf duidelijk willen hebben welke gegevens wel en niet via IMAP kunnen worden gemigreerd.
Stap 2. Microsoft 365 inrichten
Daarna richten we de nieuwe Microsoft 365-omgeving in.
De mailboxen moeten namelijk eerst in Microsoft 365 bestaan voordat de IMAP-migratie kan plaatsvinden. Microsoft schrijft voor dat de gebruikers en doelmailboxen vooraf moeten worden aangemaakt.
Afhankelijk van de situatie richten we onder andere gebruikers, mailboxen en relevante e-mailadressen in.
Stap 3. Domeinnaam toevoegen aan Microsoft 365
De eigen domeinnaam wordt toegevoegd aan Microsoft 365.
Belangrijk: we zetten de mailroutering niet zomaar direct om. Eerst zorgen we dat Microsoft 365 en de nieuwe mailboxen correct zijn voorbereid. Zo voorkomen we dat e-mail al op de nieuwe omgeving binnenkomt terwijl deze nog niet klaar is voor gebruik.
Stap 4. Verbinding maken met MijnDomein via IMAP
Vervolgens maken we vanuit de migratieomgeving verbinding met de bestaande IMAP-mailboxen.
Voor iedere mailbox zijn de juiste IMAP-gegevens en toegangsgegevens nodig. Microsoft beschrijft dat toegang tot de bronmailbox noodzakelijk is om de e-mail te kunnen migreren.
Stap 5. Bestaande e-mail synchroniseren
Nu kan de daadwerkelijke migratie beginnen.
De berichten uit de beschikbare e-mailmappen worden vanuit de bestaande omgeving gekopieerd naar de nieuwe Exchange Online-mailbox in Microsoft 365.
Het voordeel hiervan is dat we de bestaande mail alvast kunnen overzetten voordat de definitieve overstap plaatsvindt.
Stap 6. Controleren of de e-mail correct is overgezet
Na de synchronisatie controleren we of de mailboxen correct zijn gemigreerd.
Hier kijken we niet alleen technisch naar de migratiestatus, maar vooral naar het resultaat dat voor de gebruiker belangrijk is: is de bestaande mail beschikbaar in de nieuwe mailbox?
Technische grenzen van IMAP-migratie
Microsoft noemt bij de standaard IMAP-migratie een aantal technische grenzen. Er kunnen maximaal 500.000 items per mailbox worden gemigreerd en een afzonderlijk e-mailbericht mag maximaal 35 MB zijn. Bij grote of afwijkende mailboxen beoordelen we daarom vooraf welke migratiemethode het meest geschikt is.
Stap 7. E-mail naar Microsoft 365 omschakelen
Wanneer de nieuwe omgeving gereed is, kan de e-mail daadwerkelijk naar Microsoft 365 worden omgeschakeld.
Vanaf dat moment wordt nieuwe e-mail afgeleverd in Exchange Online in plaats van de oude mailomgeving. Daarna kunnen gebruikers hun nieuwe Microsoft 365-account gebruiken in bijvoorbeeld Outlook en Outlook op het web.
Stap 8. Oude omgeving niet direct verwijderen
Wij verwijderen of beëindigen de oude omgeving niet blind direct na de omschakeling.
Eerst controleren we of de nieuwe omgeving correct functioneert en of de benodigde e-mail daadwerkelijk aanwezig is.
Juist bij IMAP is dit belangrijk, omdat agenda-afspraken, contacten en taken niet onderdeel zijn van de reguliere mailmigratie.
Wat levert overstappen naar Microsoft 365 op?
De migratie is uiteindelijk maar het begin.
Met Microsoft 365 kun je vanuit één zakelijke omgeving verder met bijvoorbeeld Exchange Online, Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint.
In plaats van losse IMAP-mailboxen krijg je Exchange Online als basis voor je zakelijke e-mailomgeving.
Voor bedrijven die verder willen professionaliseren kunnen we Microsoft 365 vervolgens uitbreiden met bijvoorbeeld apparaatbeheer, beveiliging en centraal beheer.
Zelf MijnDomein naar Microsoft 365 migreren of laten doen?
Technisch kun je een IMAP-migratie zelf uitvoeren. Maar een verkeerde instelling tijdens de overstap kan ervoor zorgen dat mail op de verkeerde plek terechtkomt of dat achteraf blijkt dat bepaalde gegevens helemaal niet via IMAP konden worden meegenomen.
Daarom kijken wij vooraf naar wat er daadwerkelijk gemigreerd moet worden, in plaats van simpelweg een mailbox te kopiëren.
Klaar met MijnDomein en toe aan Microsoft 365?
ICT Makers helpt bedrijven met de volledige overstap van MijnDomein naar Microsoft 365. Van het inrichten van Microsoft 365 en het migreren van bestaande e-mail tot de uiteindelijke omschakeling en inrichting van Outlook.
Werk je nu met Google Workspace of een eigen Exchange-server? Lees dan meer over Google Workspace naar Microsoft 365 migreren of onze Exchange naar Microsoft 365 migratie.