Dat maakt de makelaardij steeds afhankelijker van ICT. Een gestolen wachtwoord, een onbeveiligde laptop of een verkeerd ingesteld gebruikersaccount kan al snel gevolgen hebben voor de organisatie én haar klanten.
Maar hoe weet je eigenlijk of de ICT binnen jouw makelaarskantoor goed en veilig is ingericht?
Een makelaarskantoor is volledig afhankelijk van ICT
Even geen toegang tot e-mail of documenten betekent tegenwoordig al snel dat medewerkers nauwelijks verder kunnen. Maar beschikbaarheid is slechts één kant van het verhaal.
Een modern makelaarskantoor gebruikt verschillende digitale systemen naast elkaar. Denk aan Microsoft 365 voor e-mail en documenten en branchespecifieke software zoals Realworks en Move.nl. Daarin wordt veel informatie verwerkt die je niet zomaar op straat wilt hebben:
- persoonsgegevens van kopers en verkopers
- contact- en adresgegevens
- koop- en verkoopdocumentatie
- financiële informatie
- identificatiegegevens
- biedingen en communicatie rondom transacties
ICT moet daarom niet alleen werken, maar ook veilig en beheersbaar zijn.
Informatiebeveiliging is geen keuze
De AVG verplicht organisaties die persoonsgegevens verwerken om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van de risico's. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt daarbij onder andere risicoanalyse, toegangsbeveiliging en het kunnen aantonen dat persoonsgegevens goed zijn beveiligd.
Voor toegangsbeveiliging noemt de Autoriteit Persoonsgegevens onder meer een autorisatiematrix, multifactorauthenticatie en, afhankelijk van de risicoanalyse, logging van toegang tot systemen.
Voor een makelaarskantoor betekent informatiebeveiliging dus meer dan goede antivirussoftware installeren. Het gaat om de complete digitale omgeving.
Wat gebeurt er als een account wordt overgenomen?
Stel dat de gebruikersnaam en het wachtwoord van een medewerker in verkeerde handen vallen.
Kan iemand daarmee direct inloggen op de zakelijke e-mail? Zijn vervolgens gedeelde documenten bereikbaar? En hoe snel merk je eigenlijk dat iemand vanuit een onbekende locatie probeert in te loggen?
Juist daarom kijken we bij ICT Makers verder dan alleen de computer van de medewerker. We kijken naar de gehele ICT-omgeving: identiteit, apparaten, Microsoft 365, data, back-up, beveiliging en continuïteit.
Veilige toegang begint bij identiteit
Iedere medewerker moet toegang hebben tot de informatie die nodig is om zijn of haar werk te doen, maar niet automatisch tot alles binnen de organisatie. Daarom begint een veilige ICT-omgeving met goed gebruikers- en rechtenbeheer. Denk bijvoorbeeld aan:
- multifactorauthenticatie (MFA)
- centrale gebruikersaccounts
- passende toegangsrechten
- beheer van zakelijke apparaten
- tijdig blokkeren van accounts bij uitdiensttreding
- inzicht in verdachte aanmeldingen
- periodieke controle van rechten
De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert MFA voor systemen waarop toegangscontrole is ingesteld en noemt daarbij expliciet ook zakelijke mailapplicaties.
Microsoft 365 goed én veilig ingericht
Veel makelaarskantoren gebruiken Microsoft 365 voor Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint. Maar alleen een Microsoft 365-abonnement afsluiten betekent nog niet dat je omgeving optimaal is beveiligd. De inrichting maakt het verschil.
ICT Makers kan Microsoft 365 onderdeel maken van een centraal beheerde ICT-omgeving waarin gebruikers, apparaten, rechten en beveiliging samenkomen. Daarbij kijken we niet alleen naar welke Microsoft-diensten je gebruikt, maar vooral naar hoe medewerkers ermee werken en welke beveiligingsmaatregelen bij jouw organisatie en risico's passen.
En hoe zit het met Realworks en andere makelaarssoftware?
Branchespecifieke applicaties vormen een belangrijk onderdeel van de digitale werkomgeving van een makelaar. Dat betekent niet dat alles uit één ICT-platform hoeft te komen.
Onze rol is juist om rondom je makelaarssoftware een betrouwbare ICT-omgeving te realiseren. Je medewerkers blijven hun vertrouwde software gebruiken, terwijl ICT Makers zich bezighoudt met de digitale basis eromheen: Microsoft 365, werkplekken, toegang, security, back-up, netwerk en ondersteuning.
Je makelaarssoftware ondersteunt je makelaars. ICT Makers ondersteunt de ICT waarop jouw organisatie vertrouwt.
Ook continuïteit telt mee
Informatiebeveiliging draait niet alleen om voorkomen dat iemand binnenkomt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een laptop defect raakt? Een medewerker per ongeluk informatie verwijdert? Microsoft 365 niet bereikbaar is? Of de internetverbinding op kantoor door een storing uitvalt?
Een goed ingerichte ICT-omgeving kijkt daarom ook naar bedrijfscontinuïteit. Bij ICT Makers brengen we onder andere in kaart welke systemen essentieel zijn en welke maatregelen nodig zijn om medewerkers veilig te laten doorwerken en informatie te kunnen herstellen, zoals een online back-up of een 5G-back-upverbinding.
Voldoet je ICT nog aan wat jouw makelaarskantoor nodig heeft?
ICT is maatwerk. Een makelaarskantoor met vijf medewerkers heeft niet automatisch dezelfde ICT-oplossing nodig als een organisatie met verschillende vestigingen en tientallen medewerkers.
Daarom beginnen we bij ICT Makers niet met het verkopen van een pakket. We beginnen met kijken.
Vragen die we samen met je doorlopen
- Hoe is Microsoft 365 ingericht?
- Hoe worden laptops beheerd?
- Is multifactorauthenticatie overal goed toegepast?
- Wie heeft toegang tot welke informatie?
- Hoe is back-up en herstel geregeld?
- Wat gebeurt er wanneer een medewerker uit dienst gaat?
- En waar zitten op dit moment de grootste risico's?
Op basis daarvan bepalen we welke ICT-oplossing bij jouw makelaarskantoor past.