Google Workspace naar Microsoft 365 migreren: zo pak je het goed aan

Een overstap is goed te doen, maar een Google Workspace naar Microsoft 365 migratie is geen simpele 1-op-1 kopie.

Mail, agenda's en bestanden kunnen worden overgezet, maar Google Drive en Microsoft 365 werken fundamenteel anders. Microsoft ondersteunt migratie van persoonlijke en gedeelde Google Drives naar OneDrive en SharePoint. Daarbij worden Google-bestanden gekopieerd en Google-native bestanden geconverteerd naar ondersteunde Microsoft Office-formaten.

Bij ICT Makers kijken we daarom niet alleen naar wát er gemigreerd moet worden, maar vooral naar hoe Microsoft 365 daarna goed, veilig en praktisch gebruikt kan worden.

Stap 1. Eerst inventariseren

Voordat we iets overzetten, brengen we de Google Workspace-omgeving in kaart. Denk aan:

• gebruikers en mailboxen
• e-mail en agenda's
• persoonlijke Google Drives
• Shared Drives
• gedeelde bestanden en externe gebruikers
• Google Docs, Sheets en Slides
• toekomstige agenda-afspraken met Google Meet-links
• groepen, aliassen en rechten

Daarna bepalen we waar de informatie binnen Microsoft 365 terecht moet komen. Persoonlijke bestanden passen bijvoorbeeld meestal bij OneDrive, terwijl gezamenlijke bedrijfsdocumenten logischer binnen SharePoint en Teams worden ondergebracht.

Microsoft Migration Manager kan Google Drives vooraf scannen en rapporteren over mogelijke problemen die een migratie kunnen blokkeren.

Stap 2. Microsoft 365 goed inrichten

Een migratie is voor ons meteen een goed moment om de ICT-omgeving opnieuw netjes neer te zetten.

Voor veel mkb-organisaties werken we met Microsoft 365 Business Premium. Daarbij kunnen we bijvoorbeeld Microsoft Intune gebruiken voor centraal apparaatbeheer.

In plaats van alleen accounts aanmaken en data kopiëren, richten we onder andere in:

• gebruikers en licenties
• Microsoft Entra ID
• Exchange Online
• OneDrive
• SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Intune voor device management
• beveiligingsbeleid
• MFA
• e-mailbeveiliging
• SPF, DKIM en DMARC

Bij eerdere Google Workspace-migraties waren onder andere Intune, beveiligingsbeleid, Teams, SharePoint en mailbeveiliging onderdeel van de inrichting.

Het voordeel: je verhuist niet alleen van Google naar Microsoft. Je krijgt een centraal beheerde Microsoft 365-werkplek terug.

Stap 3. Google Drive vraagt extra aandacht

Dit is een onderdeel dat bij een migratie nog weleens wordt onderschat. Google Drive kan namelijk niet simpelweg één-op-één worden gekopieerd waarbij alles exact hetzelfde blijft werken.

Microsoft geeft bijvoorbeeld aan dat bestandsrechten niet standaard op bestandsniveau worden gemigreerd. Bestanden nemen in dat geval de rechten van de doelmap over. Ook worden standaard alleen de meest recente bestandsversies gekopieerd, tenzij voor een ondersteunde vorm van versiehistorie wordt gekozen.

Daarom bekijken we vóór de migratie onder andere:

• welke bestanden persoonlijk zijn
• welke documenten gezamenlijk gebruikt worden
• wat naar OneDrive moet
• wat beter thuishoort in SharePoint
• welke externe partijen toegang hebben
• welke rechten opnieuw moeten worden ingericht

In onze migratievoorbereiding wijzen we gebruikers er specifiek op dat gedeelde Google Drive-links na de migratie niet meer werken en dat bestanden vanuit OneDrive of SharePoint opnieuw gedeeld moeten worden.

Stap 4. E-mail, agenda en bestanden migreren

Vervolgens voeren we de daadwerkelijke datamigratie uit.

Microsoft heeft hiervoor onder andere Migration Manager. Het proces bestaat uit het koppelen van Google Workspace, het beoordelen van de brondata, het bepalen van bestemmingen, het koppelen van identiteiten en uiteindelijk het uitvoeren en monitoren van de migratie.

Google Docs, Sheets en Slides vragen daarbij bijzondere aandacht. Microsoft geeft aan dat Google-native bestanden tijdens de migratie worden geëxporteerd naar Microsoft Office of andere ondersteunde formaten. Je Google Sheet kan daarna dus bijvoorbeeld een Excel-bestand worden.

Cutover of gefaseerd migreren?

Niet iedere organisatie hoeft op dezelfde manier over.

Cutover-migratie

Bij een cutover spreken we één omschakelmoment af. Tot dat moment werkt de organisatie voornamelijk vanuit Google Workspace. Vervolgens schakelen we over naar Microsoft 365 en gaat iedereen verder in de nieuwe omgeving. Dit is overzichtelijk en kan vooral prettig zijn bij kleinere organisaties.

Gefaseerde migratie

Bij een gefaseerde aanpak delen we de overgang op in meerdere fases. We kunnen bijvoorbeeld eerst voorbereidingen en pilots uitvoeren en daarna gebruikers of onderdelen gecontroleerd overzetten. Dat is interessant wanneer een organisatie groter of complexer is, of wanneer de overgang zo beheerst mogelijk moet plaatsvinden.

Welke methode het beste past, bepalen we vooraf. Belangrijker dan snel migreren is namelijk dat gebruikers maandagochtend gewoon kunnen werken.

Stap 5. Werkplekken overzetten en beveiligen

De migratie stopt wat ons betreft niet wanneer de laatste mailbox is gekopieerd.

De werkplekken moeten ook aansluiten op de nieuwe Microsoft 365-omgeving. Met Microsoft Intune kunnen bedrijfsapparaten vervolgens centraal worden beheerd.

Bij een overstap kunnen we daardoor niet alleen Microsoft 365 implementeren, maar direct een fundament leggen voor modern werkplekbeheer en beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan het centraal uitrollen van beveiligingsbeleid en het beheren van Windows-apparaten.

Stap 6. Controle en nazorg

Na de migratie controleren we of gebruikers bij hun mail, agenda's en bestanden kunnen en of de nieuwe Microsoft 365-omgeving functioneert zoals bedoeld. Daarbij besteden we extra aandacht aan zaken die niet automatisch één-op-één meekomen. Denk bijvoorbeeld aan:

• opnieuw delen van belangrijke bestanden
• opnieuw instellen van bepaalde agenda-delingen
• controleren van externe toegang
• aanpassen van toekomstige afspraken met Google Meet/Hangouts-links
• gebruikers helpen wennen aan Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint

In onze migratievoorbereiding wijzen we gebruikers bijvoorbeeld expliciet op het aanpassen van toekomstige Google Hangouts-afspraken naar een Microsoft Teams-link.

Van Google Workspace naar Microsoft 365 zonder migratiehoofdpijn

Een Google Workspace-migratie lijkt op papier misschien eenvoudig: mailboxen overzetten, bestanden kopiëren en klaar. In de praktijk zit het verschil juist in de voorbereiding.

Dat is precies waar ICT Makers bij helpt. Wij verzorgen het volledige traject: van inventarisatie en migratieplan tot de technische overstap, inrichting van Microsoft 365, SharePoint, Teams en Intune en de ondersteuning van gebruikers.

Werk je nu nog met een eigen Exchange-server? Lees dan meer over onze Exchange naar Microsoft 365 migratie.